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Bebidas Funcionales

Pedidos y
facturación automatizados B2B para MatchaSi

Captación de pedidos y facturación B2B automatizada para una marca de matcha de rápido crecimiento — aumentando la productividad de los gerentes en un 70% y liberando tiempo para ventas y asociaciones.

Reto

Una marca local de matcha en pleno crecimiento estaba viendo aumentar la demanda B2B por parte de cafeterías, estudios y minoristas.

Cada nuevo pedido al por mayor requería que el responsable:

Respondiera a solicitudes entrantes por email o WhatsApp;

Generara manualmente facturas personalizadas según condiciones y requisitos fiscales de cada cliente;

Introdujera todos los datos del pedido en Shopify para su gestión;

Llevara un control de los datos de cada cliente en hojas de cálculo y mensajes.

A medida que aumentaba el número de socios, esta carga de trabajo repetitiva consumía gran parte del tiempo del responsable, limitando su enfoque en ventas, alianzas y desarrollo de negocio.

En lugar de contratar a otra persona, necesitaban una forma más inteligente de escalar el proceso.

Solución

Mapeamos todo el recorrido del pedido B2B e identificamos tres cuellos de botella clave. Nuestro enfoque se centró en crear un sistema unificado a través de todos los canales de comunicación:

1. Categorización inteligente del buzón de entrada

Los pedidos llegaban por diferentes canales y con formatos inconsistentes. Implementamos un agente de IA que:

Monitoriza tanto el email como WhatsApp para pedidos B2B entrantes

Extrae los detalles del pedido usando NLP (procesamiento de lenguaje natural), independientemente del formato

Estandariza todos los datos y gestiona automáticamente los casos atípicos

2. Sistema centralizado de gestión de partners

Los requisitos específicos de cada cliente eran la principal fuente de trabajo manual. Nuestra solución:

Creamos una base de datos de partners con CIFs, niveles de precios y preferencias de entrega

Automatizamos el emparejamiento de pedidos entrantes con el perfil correcto de cada cliente

Migramos todos los datos históricos a la nueva estructura

3. Automatización integral del proceso de pedido

Conectamos todos los sistemas para eliminar los pasos manuales:

Las facturas se generan automáticamente con los tipos impositivos correctos a partir de la base de datos de partners

Integración directa con Shopify, que crea los pedidos al instante

Los partners reciben confirmaciones automáticas a través de su canal preferido

El responsable recibe notificaciones para aprobar pedidos con un solo clic, en lugar de perder 10 minutos en tareas manuales

Resultados

¿Qué conseguimos con esta colaboración?

Incremento de 4× en el volumen de pedidos B2B, gestionado sin contratar más personal

Reducción del 90 % de la carga de trabajo manual relacionada con la facturación y la coordinación de pedidos

Las facturas se generan y se envían en cuestión de minutos, utilizando datos limpios y consistentes de los partners

Todos los pedidos —ya se hagan por email o WhatsApp— se integran en un solo flujo automatizado

El responsable pudo centrarse en alianzas, crecimiento y desarrollo de producto, dejando atrás las tareas administrativas repetitivas

El equipo pudo escalar operaciones con confianza, incluso en contextos de alta demanda

Si estás leyendo esto, sabes que la revolución de la IA ya está aquí.

Podríamos ser tu socio en la transformación AI.   
Hablemos por teléfono y veamos si nuestras vibras coinciden.

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