30 клієнтів. Нуль ручних звітів. Одна система на все.
SI Digital вела клієнтську звітність, управління проєктами та фоллоу-ап продажів вручну через фрагментований стек. Ми провели аудит усієї операції і перебудували її навколо однієї з'єднаної системи.
Нікіта Жилкін та Кіра Гусак, співзасновники DigX Agency
Виклик
30+ клієнтів через Meta, Google, LinkedIn, TikTok. Вивантаження по 30 хв на клієнта щотижня. Щомісяця звіти та презентації. Після дзвінків ручні резюме та задачі.
150 годин на місяць лише на звітність
Щотижневі вивантаження, місячна компіляція та підготовка презентацій: 5 годин на клієнта щомісяця, вручну.
Немає єдиного джерела правди
Члени команди використовували Trello, ClickUp та Notion одночасно. Задачі губилися між інструментами.
Кожен дзвінок створював ручну роботу
Транскрипт вивантажується, резюме пишеться, задачі призначаються вручну. 20 хвилин адмін-роботи після кожного клієнтського чи внутрішнього дзвінка.
Клієнтські стратегії займали місяць
Жодної структурованої системи, жодної бази знань для повторного використання. Кожна стратегія будувалася з нуля.
Що ми побудували
Повна операційна перебудова: єдине управління проєктами, автоматизована звітність, інтелект дзвінків та ШІ-стратегії. Все зʼєднане в одну систему.
Повний бізнес-аудит
Карта воркфлоуів по операціях, менеджменту та звітності. Визначили, куди йде час, що автоматизувати і що змінити структурно до побудови інструментів.
ClickUp операційна система
Міграція з фрагментованих інструментів в один ClickUp. Автоматичне створення та призначення задач. Чіткий розподіл відповідальності без ручного налаштування.
Автоматизований пайплайн звітності
Дані з рекламних платформ підтягуються за розкладом. Щотижнева і місячна звітність без вивантажень. Живий дашборд на клієнта. Презентації з шаблону автоматично.
Внутрішній дашборд агенції
30+ клієнтів на одному екрані: здоровʼя кампаній, бюджет, ефективність контенту, тренди. Весь портфель одним поглядом, рішення за хвилини замість годин.
Агент інтелекту дзвінків
Агент читає транскрипт, генерує резюме, пропонує задачі та маршрутизує їх у ClickUp. Менеджер підтверджує одним кліком. Нічого не губиться, нічого вручну.
Claude Desktop скіли під клієнтів
Виділений репозиторій знань на клієнта: стратегія, тон голосу, історія кампаній. Кастомні ШІ-скіли під кожну роль. Те, що займало місяць, тепер займає тиждень.
Результати
2 300 годин повернуто щорічно. Операція масштабується без масштабування команди.
Щотижнева звітність, місячна компіляція та підготовка презентацій повністю автоматизовані для 30+ клієнтів.
Резюме, створення задач та оновлення CRM обробляються автоматично після кожного дзвінка.
З місяця до тижня завдяки структурованим знанням по клієнтах та спеціалізованим ШІ-воркфлоуам.
Сукупна вартість повернутого часу, усуненого ручного навантаження та підвищення операційної ефективності по всьому проєкту.
Операція масштабується без масштабування команди. Жодних фрагментованих інструментів. Одна система ClickUp з автоматичним налаштуванням проєктів та повторюваними шаблонами.
До та після
Ваша зовнішня технічна команда для операційних змін.
Технічний партнер, якого у зростаючих компаній немає всередині. Досвід сказати, що будувати, компетенція побудувати і чесність обрати простіше рішення.